السكرتارية وأهميتها في تميز العمل الاداري

السكرتارية وأهميتها في تميز العمل الاداري

مصطلح ( سكرتارية ) توضيح مفهوم للكلمة الإنجليزية Secretarial ومعناها أمانة الأسرار أو حفظها ، وعلى ذلك
فالكلمة العربية الفصحى لكلمة ( سكرتير ) Secretary هي ( أمين أسرار ) ، وفي الحياة العسكرية يطلق
عليه كاتم أسرار ، والاستخدام الدارج لذلك التقسيم المنهجي داخل المنظمات هي ( السكرتارية ) أو ( الأمانة
العامة ) .
- ويطلق لفظ سكرتارية على الوحدة التنظيمية التابعة لمدري الإدارات ، وللرؤساء في غير مشابه العقارات حيث تحوى
تلك الوحدة جهازا بشريا يسند إليه بمهمة إنجاز الإجراءات المكتبية المتمثلة في تجهيز أرشيف المكتب ، وتنظيم حركة
المعاملات الواردة والصادرة ، وأعداد المذكرات ، الخطابات ، اعداد التقارير ، وإدارة عمليات التواصل الشفوية والتحريرية
، ومقابلة الزوار وتوجيههم ، وفتح الملفات وحفظ المعاملات والمستندات لاسترجاعها وقت الاحتياج إليها
- يتمثل الشغل الأساسي للسكرتارية ( المخصصة / العامة / الفنية ) في المحافظة على أسرار الشغل والعاملين ، فالسكرتير
المخصص الذي في خدمة رئيس من الرؤساء يخرج على اخطر وأدق المهمات والأسرار التي يتبادلها ذلك الرئيس سواء
كانت تتعلق بمشاكل العاملين أو بأسرار الشغل.
- أما السكرتير الفني كسكرتير المؤتمرات فانه يخرج بطبيعة الظروف على أكثر أهمية الأمور التي تتناولها النقاش
بهذه الندوات كسياسات الشغل وخططه ، وبرامج القوى التي تعمل ، أو نشاطات الإصدار والخدمات والتسويق
والتخزين والتوزيع أو المشكلات المالية المخصصة بالمؤسسة وغيرها ....
- أما السكرتير العام أو الأمين العام فهو بطبيعة وضعه يخرج على المعاملات الواردة للمنشأة ، كما يشرف على
الخدمات الإدارية وما تحتويه من إجراءات وأسرار في بعض الحالات .
- وإذا كان القلة يخفف من البريق المعنوي لوظيفة السكرتير ، فانه تجدر الدلالة حتّى المدير الفعال هو الذي
يعمل على طول الوقت إلى تعضيد مكتبه بالكوادر البشرية ( السكرتارية ) القادرة على القيام بالعمل المكتبي والراغبة فيه .
فهو يشاهد من خلالهم ظروف الشغل وسير وتدفق المعاملات ، وخطط وبرامج الإنجاز ،
.
- وللسكرتارية ضرورة بالغة تستمد جذورها من مسئولياتها المباشرة عن إدارة وتطبيق برامج الشغل ، والتنسيق بين عمل
الإدارات المتغايرة بالمؤسسة كتحديد مواقيت المؤتمرات مع مسئولي الإدارات والأقسام بالمؤسسة والأعداد
التمهيدي المخصص . واستقبال البريد الوارد إلى المدير وعرضه في الميعاد الملائم وتلقى الإرشادات في شأنه
وتطبيقها ، وتوجيه مجريات حركة البريد الصادر ، والقيام بأعمال الحفظ والأرشيف للملفات عقب تصنيف
المعاملات وتسجيلها تيسيرا لطلبها نحو الاحتياج لاستعادة المعلومات والمعلومات التي تحتويها لاتخاذ الأحكام
المطلوبة بالمستوي المطلوب دون إهدار للوقت المستغرق والجهد المبذول في الإنجاز .